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2024年は、企業のブランドイメージ刷新や事業拡大に伴い、社名変更を行う企業が例年以上に増加した年となりました。
社名変更は、企業にとって大きな転換期であり、人事・総務部門にとっては、多岐にわたる業務が一気に舞い込む忙しい時期と言えるでしょう。

本記事では、社名変更に伴う人事・総務部門の対応を、社員証の作成に焦点を当てながら、わかりやすくご説明します。

なぜ社名変更を行うのか？

社名変更を行う理由は様々です。

• 企業の成長や事業拡大に伴うイメージ刷新
• ブランド力の強化
• M&Aや事業統合
• 過去の負のイメージからの脱却

など、企業が抱える課題や目指す方向性によって、その目的は異なります。

社名変更に伴う人事・総務部門の対応

社名変更は、単に社名を変えるだけでなく、以下のような様々な手続きや変更が必要となるため、対応が複雑になります。

多岐にわたる変更手続き

• 登記手続き　　法務局への変更登記申請
  
• 税務手続き　　税務署への異動届出など
  
• 銀行手続き　　銀行口座の名義変更
  
• 契約書変更　　契約書に記載されている社名部分を変更
  
• 社内文書変更　社内規程、マニュアル、稟議書など、社内文書の全面的な見直しと変更
  
• 社外広報　　　ホームページ、名刺、パンフレットなどの変更
  
• その他　　　　保険契約、許認可、各種証明書の変更など
  
  

社員証の作成は、社名変更の最終段階であり、新しいスタートの象徴

これらの手続きが完了し、社名変更が完了した段階で、社員証の作成に着手することになります。
社員証は、社員の身分証明書であると同時に、企業の顔とも言えるものです。
新しい社名で作成された社員証は、社員一人ひとりに新しいスタートを切る喜びと、企業の一員としての誇りを与えるでしょう。

社員証作成時のポイント

社員証を作成する際には、以下の点に注意しましょう。

• デザイン　　　　新しい社名にふさわしい、洗練されたデザインを選ぶ
  
• 機能　　　　　　ICチップ搭載など、セキュリティ機能を付加することも検討
  
• 素材　　　　　　耐久性のある素材を選ぶ
  
• 配布方法　　　　新しい社員証の配布方法を計画する（一斉配布、随時配布など）
  
• 旧社員証の回収　旧社員証を回収する手順を定める
  
  
  

社員証作成を通して、社員への意識改革を促す

社員証の作成は、単なる事務作業ではありません。
社員証を通じて、社員に新しい社名への意識改革を促す絶好の機会です。
例えば、社員証の配布時に、新しい社名の由来や、今後の企業の方向性などを説明する機会を設けることで、社員のモチベーション向上に繋げることができます。

まとめ

社名変更は、企業にとって大きな転換期です。
人事・総務部門は、社名変更に伴う様々な手続きをスムーズに進めるとともに、社員証の作成を通じて、社員の意識改革を促すという重要な役割を担っています。

IDmartでは一斉切り替え時の実績も多数ございます。
事前に注意すべきポイントについてもスタッフが丁寧にサポートさせていただきますので、是非お気軽にご相談くださいませ。

本記事が、社名変更に伴う人事・総務部門の皆様のお役に立てれば幸いです。